Schon gesehen? Mit Dropbox lassen sich nun auch dort gespeicherte Dokumente kommentieren. Das Feature ist nicht ganz neu, es wurde bereits für Business-Tarifkunden eingeführt und ist nun für jeden verfügbar, auch in der deutschen Version.
So funktioniert die Kommentarfunktion in Dropbox
Man meldet sich unter dropbox.com an und navigiert im Browser zu einer beliebigen Datei. Mit einem Klick öffnet man dann die Einzelansicht. Bestimmte Dateitypen werden gleich im Fenster dargestellt, zum Beispiel Microsoft Powerpoint Dateien. Komfortablerweise kann man sie auch gleich bearbeiten. Bei Powerpoint-Dateien wird normalerweise über eine Verknüpfung die installierte MS Powerpoint-Apllikation aufgerufen, auf dem Mac mit Sarafi Keynote (soweit dies installiert ist). Man kann aber auch die Onlineversion von Powerpoint aufrufen.
In der Einzelansicht ist dann rechts in einer Spalte ein Kommentar möglich. Es ist unerheblich, ob die Datei freigegeben wurde oder nicht. Entsprechend lässt sich das Kommentarfeld eben auch für eigenen Anmerkungen nutzen.
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| Auf der rechten Seite auf Dropbox.com kann man in der Einzelansicht eines Dokuments nun einen Kommentar hinzufügen. In diesem Beispiel sieht man die Voransicht eines Powerpoint-Dokuments. |
Sinnvoll ist die Kommentierfunktion zum Beispiel, wenn man eine Datei freigegeben hat und man mit anderen Usern asynchron über Änderungen diskutiert. So kann jeder Sharepartner nachvollziehen, was andere Bearbeiter dazu notiert haben. Sharepartner lassen sich mit einem „@“-Zeichen direkt ansprechen. Jeder User, mit dem man Dateien schon mal geteilt hat, ist auswählbar.
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| In Dropbox-Kommentaren kann man nun auch einzelne User erwähnen, indem man das gewohnte @-Zeichen verwendet. Aus einer Liste von Sharepartner lassen sich dann Namen auswählen. Diese User werden über die Erwähnung benachrichtigt. |
Leider sieht man in der Dateiübersicht nicht, ob zu einem bestimmten Dokument Kommentare vorliegen. Wenn für einen User ein Kommentar hinterlassen wurde und dieser User mit dem @-Zeichen erwähnt wurde, wird dieser auf der Dropbox-Übersichtsseite mit einem Symbol benachrichtigt. Dies sieht so aus:
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| Die Information über eine Erwähnung in einem Kommentar zu einer Datei findet sich oben rechts auf Dropbox.com |
Zusätzlich erhält der erwähnte User eine E-Mail mit dem Kommentar und einen Verweis auf die Datei in der Dropbox.
Kommentare lassen sich wieder löschen, wenn man selbst Autor den Kommentars ist. Fremde Kommentare, in denen man erwähnt wurde, lassen sich mit Klick auf „Klären“ ausblenden.
Wichtig zu wissen ist, dass die Kommentare nur in der Webansicht zu kommentieren sind. Die Kommentare werden auch nur sichtbar, wenn man Dropbox im Webbrowser nutzt. Wer über die Mobile Apps mit dem Smartphone darauf zugreift, sieht die Kommentare nicht und kann auch nichts kommentieren. Auch die Synch-Apps unterstützen keine Kommentierfunktionen.
